Strategi och planering

Att leda ett företag är en härlig, kreativ process! Med rätt förutsättningar är det en förmån att få förverkliga drömmar parallellt med att leverera varor och tjänster till samhället och tillhandahålla en lön som försörjer anställda och deras familjer. Samtidigt axlar du också ett stort ansvar för verksamhetens intressenter och för allas vår livsmiljö.

Som ledare förväntas du kunna mycket om det mesta, men det är lätt att gå vilse bland alla krav och behov. Med en klart lysande vision som ledstjärna, med en tydlig struktur för ett ständigt pågående förbättringsarbete och genom att fatta beslut baserade på fakta så har du alla möjligheter att lyckas!

Känns det byråkratiskt och hämmande? Nej, tvärtom! Syftet är inte att vara helt förutsägbar. Snarare handlar det om att styra upp det som måste fungera i din vardag. Då får du en enkel och effektiv styrning av verksamheten. 

Såväl mindre som större företag tjänar på att jobba strukturerat. MIKA Gruppen har lång erfarenhet av att stötta olika stora företag inom vitt skilda branscher. Vi anstränger oss i möjligaste mån för att hitta effektiva, obyråkratiska lösningar anpassade till just er verksamhet, och vi vill bidra till att ni bygger goda relationer med era myndighetskontakter, kunder och medarbetare.  

Kombinerat med regelbunden granskning och uppföljning får ditt företag ett långsiktigt stabilt och målinriktat hållbarhetsarbete som säkerställer er relevans och närvaro på marknaden – i dag och i morgon. På ett planerat sätt leds företaget i riktning mot den uppsatta visionen och ni får ut mesta möjliga nytta då alla i verksamheten har förutsättningar för att gemensamt dra åt samma håll. 

MIKA Gruppen hjälper er med:

• Vision, strategi och policy

En hållbar ledare sätter upp tydliga visioner, strategier och policys, eftersom denne förstår hur viktigt det är att få alla medarbetare att dra åt samma håll för att skapa optimala förutsättningar för verksamheten!

Man ska förstås inte lockas att tro att planerande per automatik leder till ett förväntat resultat. En viss dynamik behövs för att kunna hantera förändringar. Men ändå kvarstår frågan: Hur ska ert företag uppfattas i dag och var ska ni vara om tio år? En tydlig vision och uppsatta policys skapar en superviktig grund för ditt företags självbild. Med grund i vision och policys sätts sedan verksamhetsmål som alla medarbetare på ett logiskt sätt brinner för att uppfylla. När alla drar åt samma håll får du ett starkt företag med stora förutsättningar att lyckas på marknaden. MIKA Gruppen kan ställa frågor – ni sitter på svaren!

• Väsentlighetsanalys: Intressenter, aspekter/krav/faror, risk- och möjlighetsbedömning (stora), SWOT

En hållbar ledare vet att in- och omvärldsbevakning i första hand inte handlar om att lurpassa på farliga förändringar som hotar hela verksamheten. Men en hållbar ledare arbetar med struktur och kontinuitet för att hitta, förstå och agera efter förändringar som uppstår i informationsflödet!

Det är nästan omöjligt att sätta en vision och formulera en vettig policy utan att ha gjort en riktig kartläggning över företagets viktiga frågor och intressenter såväl internt som externt. Många har bra koll på läget ”i sitt huvud” men när man strukturerar upp denna information på ett papper (datafil) så framträder tydligt vad som är viktigast och var man har sina mest betydande risker och möjligheter. Utifrån detta blir det uppenbart vilka mål, rutiner och nyckeltal som är rätt att jobba vidare med. MIKA Gruppen har gjort väsentlighetsanalyser i ett flertal företag – och det behöver inte vara så komplext som man tror!

• Lagkrav

En hållbar företagsledare känner väl till spelets regler och nyttjar detta till sin fördel!

De flesta företag tror att det är en omöjlighet att ha koll på de lagar som man berörs av, och så duckar man för frågan - ofta med ett gnagande samvete som följd. Men som arbetsgivare är du skyldig att känna till de lagar och förordningar som verksamheten berörs av.

Tillsammans går vi igenom er verksamhet och upprättar en lista över de lagar som berör just er inom miljö, arbetsmiljö och kvalitet. Vi dokumenterar hur ni berörs av denna lagstiftning och hur ni arbetar för att uppfylla lagen. En bra rutin att komplettera med är att, ett par gånger per år, gå igenom de uppdateringar som kommer löpande under året, och att en gång per år göra en dokumenterad lagefterlevnadskontroll. Med lite input från er kan MIKA Gruppen hjälpa er med allt detta, så kan ni med gott samvete lägga ert fokus på att driva kärnverksamheten.

• Kvalitetsbristkostnader (avvikelsehantering, reklamationer)

Genom ett noggrant detektivarbete kan en hållbar ledare hitta företagets dolda guldtackor (=ökad omsättning, minskad miljöpåverkan, nöjdare medarbetare)!

Visste du att för ett företag som inte medvetet arbetar med kvalitet så utgör kvalitetsbristkostnaderna i snitt ca. 20% av omsättningen?!

En långsiktigt hållbar verksamhet får inte stagnera utan måste ständigt utvecklas. En viktig rutin för att jobba strukturerat med ständiga förbättringar är en bra avvikelsehantering genom alla processer i företaget. I korthet går det ut på att få alla aktörer att rapportera in saker som skulle kunna förbättras. Utifrån det samlade resultatet framträder lämpliga förbättringsområden där man annars kan vara drabbad av rätt stora kvalitetsbristkostnader. Utmaningen för ledningen ligger i att inte bara ”leta fel” och klaga på den medarbetare som har gjort felet, utan att verkligen betona utvecklingspotentialen. Då kommer alla medarbetare att känna alltmer ansvar och stolthet för sin del i verksamheten och i slutändan brinna för att hjälpa ledningen att uppfylla visionen. MIKA Gruppen hjälper er att hitta en bra rutin för avvikelsehantering för just ert företag.

• Mål/Indikatorer/Nyckeltal/Prestanda

En hållbar ledare bestämmer riktningen och vill ha resultat - och överlåter sedan till mellanchefer eller till enskilda medarbetare att jobba fram resultatet utifrån sina förmågor. Varje team måste äga sina mål!

Smarta och välinformerade beslut hjälper oss att nå våra mål och är hållbara på lång sikt. Utifrån paketen med vision, policy, intressenter, risker och möjligheter och betydande och bindande krav kan lämpliga målsättningar med relaterade handlingsplaner, ansvarsområden och budgetplaner sättas – baserat på fakta i stället för på ”känsla”. Detta behöver inte vara begränsande, utan om förutsättningarna förändras kan man alltid fatta nya snabba, smarta beslut.

Gör gärna jämförelsen med hur en proffsidrottare arbetar. De sätter upp visioner och målbilder, med tydliga delmål för att systematiskt och tålmodigt jobba sig till eliten. Att hålla koll på sina egna prestationer och jämföra sig med relevanta konkurrenter tillhör vardagen.

Därför bör även du mäta olika parametrar. Och då är det också viktigt att tänka igenom varför du ska mäta. Det ska vi göra just för att vi behöver fakta för att kunna fatta beslut gällande förbättringar. Så du som ledare behöver noga tänka igenom vad som ska mätas i verksamheten och varför, och hur resultatet ska användas för att gagna alla era intressenter – och därmed företagets lönsamhet. Exempel på indikatorer/nyckeltal är återvinningsgrad, fördelning av energislag, olyckor per x antal arbetade timmar, kostnad för utbildning per medarbetare, antal medarbetare per chef, kassationsgrad, reklamationer, antal producerade enheter per timme, förbrukad mängd kemikalie per enhet o.s.v. MIKA Gruppen hjälper er att hitta parametrar som är relevanta i förhållande till verksamhetens utmaningar, mål, storlek och mognad – och som är användbara för alla i företaget.

• Ledningens genomgång

Hela framgången med ett systematiskt, hållbart arbete hänger på att genomföra mötet ”Ledningens genomgång” väl!

Med jämna mellanrum är det nödvändigt att ta ett samlat grepp över all hållbarhetsinformation, titta på trender och utvärdera resultat, och fatta nya långsiktiga beslut. Vi kallar mötet för Ledningens genomgång, precis som i ISO-standarderna. Det brukar vara lämpligt att hålla dessa möten en gång per år. Precis som inför andra möten bygger mötets effektivitet på hur bra mötet är förberett med underlag och förslag till beslut. MIKA Gruppen leder och protokollför dessa möten i er organisation så att ni på ett effektivt och faktabaserat sätt kan driva hållbarhetsarbetet framåt.

• Stöd vid externa revisioner, myndighetsbesök

Att förstå och göra sig själv förstådd i kontakten med myndigheter och andra auktoriteter är av största vikt för ett effektivt och framgångsrikt hållbarhetsarbete!

Ibland kan det vara skönt med ett stöd när myndigheter, externa revisorer och andra intressenter ska granska verksamheten. MIKA Gruppen har vid ett flertal tillfällen noterat att granskaren talar ett helt annat språk än företagaren, och vice versa, med resultat att man helt talar förbi varandra, ibland med ganska allvarliga konsekvenser som följd. MIKA Gruppen har erfarenhet av ”båda sidor” och finns gärna med som ”tolk” för att granskningen ska ge ett värde för båda parter i stället för att upplevas som besvärlig – i så stor mån som möjligt givet förutsättningarna!