Systematiskt KMA-arbete för hållbarhet

En hållbar utveckling definieras enligt Brundtlandkommissionen som ”en utveckling som tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov”. Ekonomi, ekologi och sociala frågor ska vara i balans.

Hur ska du som företagare verka för att vara en del av denna utveckling? MIKA Gruppen har metoderna och verktygen. De tre stora ledningssystemsstandarderna ISO 9001, 14001 och 45001 hjälper dig att lägga en stabil grund för systematiskt kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbete och utgör därmed en viktig grund i hållbarhetsarbete.

ISO 9001 kvalitet

Att införa ett ledningssystem för kvalitet är ett strategiskt beslut inom en organisation, vilket kan bidra till att förbättra organisationens övergripande prestanda och skapa en bra grund för initiativ till hållbar utveckling.

Utifrån kraven i standarden ISO 9001 kan din organisation skapa ett beprövat arbetssätt för att styra alla som jobbar i verksamheten mot ständiga förbättringar. Om alla krav i standarden är uppfyllda kan man låta en tredjepartsrevisor certifiera ledningssystemet. 

I kvalitetsstandarden står kundnöjdheten i centrum, och man arbetar därför med verksamhetsrutiner, processtyrning, mål, kvalitetsbristkostnader m.m. för att på ett lönsamt sätt kunna erbjuda produkter och tjänster som uppfyller intressenternas krav. 

Med en engagerad ledning och motiverade medarbetare blir resultatet ett strategiskt tänk, effektiva processer, ordning och reda i verksamheten, ökad lönsamhet och återkommande kunder. 

Det är numera lätt att integrera kraven i kvalitetsstandarden med kraven i miljö- och arbetsmiljöstandarderna, då de alla följer samma struktur. När man jobbar för alla dessa tre samtidigt så jobbar man också med de tre nödvändiga benen för hållbarhet: Ekonomisk, ekologisk och social hållbarhet. 

MIKA Gruppen hjälper er hela vägen fram till ett certifikat (dock genomför vi ej själva certifieringsrevisionerna) - och även i den kontinuerliga framdriften efter certifieringen, då det grundlagda arbetet ska fortgå och utvecklas.

ISO 14001 miljö

Ett miljöledningssystem är ett verktyg för att leda verksamheten och styra miljöfrågorna, i syfte att uppnå minskad miljöbelastning och förbättrad miljöprestanda. 

Utifrån kraven i standarden ISO 14001 kan din din organisation skapa ett beprövat arbetssätt för att styra alla som jobbar i verksamheten mot ständiga förbättringar. Om alla krav i standarden är uppfyllda kan man låta en tredjepartsrevisor certifiera ledningssystemet. 

I miljöstandarden står den yttre miljön i centrum så att verksamheten kan skydda miljön och reagera på förändrade miljöförhållanden. På så sätt kan man svara upp mot samhällets ökade förväntningar på hållbar utveckling, transparens och ansvar. ISO 14001 kan hjälpa en organisation att systematiskt styra verksamheten rörande allt strängare lagstiftning, ökad belastning på miljön till följd av föroreningar, ineffektivt utnyttjande av resurser, olämplig avfallshantering, klimatförändringar, försämring av ekosystem och förlust av biologisk mångfald.

Det är numera lätt att integrera kraven i miljöstandarden med kraven i kvalitets- och arbetsmiljöstandarderna, då de alla följer samma struktur. När man jobbar för alla dessa tre samtidigt så jobbar man också med de tre nödvändiga benen för hållbarhet: Ekonomisk, ekologisk och social hållbarhet. 

ISO 45001 arbetsmiljö

Avsikten med att införa ett ledningssystem för arbetsmiljö är att göra det möjligt för en organisation att skapa säkra och hälsosamma arbetsplatser, förhindra arbetsrelaterade skador och ohälsa samt ständigt förbättra organisationens arbetsmiljöprestanda.

Utifrån kraven i standarden ISO 45001 kan din organisation skapa ett beprövat arbetssätt för att styra alla som jobbar i verksamheten mot ständiga förbättringar. Om alla krav i standarden är uppfyllda kan man låta en tredjepartsrevisor certifiera ledningssystemet. 

Tanken med ett arbetsmiljöledningssystem är att förhindra arbetsrelaterade skador och ohälsa och därmed skapa säkra och hälsosamma arbetsplatser. I standarden ligger fokus på strategiskt tänkande och ledarskap, på medarbetarengagemang och på att jobba med kulturen i organisationen. För att ett ledningssystem för arbetsmiljö ska bli framgångsrikt krävs ledarskap, engagemang och medverkan på alla nivåer och funktioner inom organisationen.

Det är lätt att integrera kraven i arbetsmiljöstandarden med kraven i kvalitets- och miljöstandarderna, då de alla följer samma struktur. När man jobbar för alla dessa tre samtidigt så jobbar man också med de tre nödvändiga benen för hållbarhet: Ekonomisk, ekologisk och social hållbarhet. 

Systematiskt arbetsmiljöarbete SAM

Många verksamheter har svårt att få till ett fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete (ofta benämnt SAM). Det är synd, då det faktiskt inte behöver vara så svårt, och samtidigt är det så viktigt för medarbetarnas välmående och därmed för verksamhetens framgång. 

Systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM, grundar sig i Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1. Upplägget följer ett enkelt ledningssystem för arbetsmiljöfrågor där en av de viktigaste aktiviteterna är skyddsronden med tillhörande riskbedömning.

MIKA Gruppen hjälper er att ta fram en fungerande modell för det systematiska arbetsmiljöarbetet i just er verksamhet.

Tillsammans hjälps vi åt att läsa och tolka aktuella lagar för just er verksamhet för att ta fram relevanta rutiner, mål och åtgärdsprogram. Vi kan vara med vid skyddsronder/riskbedömningar dels som protokollförare, dels som ”nya ögon” då vår erfarenhet är att man väldigt lätt blir hemmablind.

Kontakta MIKA Gruppen idag så hjälper vi er att uppfylla lagens krav och vårda era medarbetare. På köpet får ni ett ökat lugn.  

ISO 26000 Organisationers samhällsansvar

ISO 26000 skiljer sig från 9001, 14001 och 45001 genom att den inte är en standard för ledningssystem, och den är inte heller något man certifierar sig mot, utan den syftar till att fungera mer som en vägledning för organisationer som strävar efter att agera mer etiskt och ansvarsfullt gentemot samhället och miljön.

Standarden berör stora ämnen såsom organisationsstyrning, människors rättigheter, arbetsförhållanden, miljö, rättvisa affärsmetoder, konsumentfrågor och samhällsengagemang.

Ett hållbart företag tänker inte enbart på sig självt, utan tar även ansvar för hur företaget påverkar det omgivande samhället, såväl lokalt och regionalt som globalt! 

PDCA-cykeln

Grundmetodiken för många ledningssystem är den så kallade PDCA-cykeln:
1. Plan
2. Do
3. Check
4. Act
Man börjar med, det ofta rätt omfattande, momentet att planera sina aktiviteter och processer (”Plan”). Därefter utför man verksamheten enligt uppsatta rutiner (”Do”), varpå man kontrollerar och analyserar resultatet (”Check”). Utifrån dessa erfarenheter så agerar man, som sista steg i cykeln, för nödvändiga förändringar (”Act”). Sen börjar man om från Steg 1. 

I lagar som Systematiskt arbetsmiljöarbete och Egenkontrollförordningen, eller i valfria ISO-standarder, specificeras vad som förväntas av organisationen på ett övergripande plan. Detaljerna bestäms sedan utifrån den aktuella organisationen och intressenternas kravställningar.

Flera ledningssystem kan ofta integreras till ett enda verksamhetssystem. Man kan skapa ett enklare system eller ett mer avancerat som i en del fall kan certifieras av ett ackrediterat företag.  

Genom dessa strukturer skapas ordning och reda, något som ofta är affärskritiskt. Genom att styra verksamheten med ett bra ledningssystem tillgodoser ni krav från intressenter, såsom myndigheter, kunder, medarbetare och uppväxande generationer, samtidigt som ni bygger hållbarhet i företaget. 

För många verkar detta komplext men det handlar egentligen bara om att utveckla en välsmord verksamhet där ledningen har kontroll över saker som företagsutvecklingen generellt, lagstiftning, den egna påverkan på miljön, kundnöjdheten och medarbetarnas välmående.  

En extern revision innebär i det här fallet att en oberoende, ackrediterad tredje part granskar ledningssystemet för att säkerställa efterlevnad av standardens krav. Om kraven uppfylls erhålls ett certifikat. Den externa revisionen är ofta en stor tillgång för företaget, och MIKA Gruppen har god kontakt med flera ackrediterade revisionsbolag. Vill man av kostnadsskäl eller andra anledningar inte certifiera sig så kan man förstås ändå jobba i enlighet med standardens krav, och då får den interna revisionen en mycket viktig roll för att driva arbetet framåt.  

Nulägesanalys/GAP-analys

Med en väl genomtänkt analys över nuläge jämfört med önskat läge ökar era chanser mångfalt att uppnå de hållbarhetsambitioner ni har för verksamheten!

För att ta sig från A till B behöver vi känna till såväl A som B – samt vägen däremellan. Vi börjar därför med att kartlägga verksamheten för att klargöra nuläget rörande kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöfrågor för att se i vilken utsträckning ni redan nu arbetar i enlighet med lagar, intressentkrav och utvecklingsmål. Vi jämför er självbild med verkligheten, och definierar sedan den nivå ni vill uppnå. Utifrån denna gap-analys sätter vi upp nödvändiga, relevanta aktiviteter för att på ett naturligt sätt integrera hållbarhet i er verksamhet.

Vision, strategi och policy

En hållbar ledare sätter upp tydliga visioner, strategier och policys, eftersom denne förstår hur viktigt det är att få alla medarbetare att dra åt samma håll för att skapa optimala förutsättningar för verksamheten!

Man ska förstås inte lockas att tro att planer per automatik leder till ett förväntat resultat. En viss dynamik behövs för att kunna hantera förändringar. Men ändå kvarstår frågan: Hur ska ert företag uppfattas i dag och var ska ni vara om tio år? En tydlig vision och uppsatta policys skapar en superviktig grund för ditt företags självbild och för det ledningsarbetet. Med grund i vision och policys sätts sedan verksamhetsmål som alla medarbetare på ett logiskt sätt brinner för att uppfylla. När alla drar åt samma håll får du ett starkt företag med stora förutsättningar att lyckas på marknaden. MIKA Gruppen kan ställa frågor – ni sitter på svaren!

Väsentlighetsanalys: Intressenter, aspekter/krav/faror, risk- och möjlighetsbedömning, SWOT

En hållbar ledare vet att in- och omvärldsbevakning i första hand inte handlar om att lurpassa på farliga förändringar som hotar hela verksamheten. Men en hållbar ledare arbetar med struktur och kontinuitet för att hitta, förstå och agera efter förändringar som uppstår i informationsflödet!

Det är nästan omöjligt att sätta en vision och formulera en vettig policy utan att ha gjort en riktig kartläggning över företagets viktiga frågor och intressenter såväl internt som externt. Många har bra koll på läget ”i sitt huvud” men när man strukturerar upp denna information på ett papper (datafil) så framträder tydligt vad som är viktigast och var man har sina mest betydande risker och möjligheter. Utifrån detta blir det uppenbart vilka mål, rutiner och nyckeltal som är rätt att jobba vidare med. MIKA Gruppen har gjort väsentlighetsanalyser i ett flertal företag – och det behöver inte vara så komplext som man tror!

Processkartläggning och Organisationsstruktur

En bra, avskalad processkarta, en tydlig organisationsstruktur och väldefinierade befattningsbeskrivningar lägger grunden för att medarbetarna ska kunna utföra sitt arbete korrekt och effektivt – då minskar kvalitetsbristkostnaderna och du ger förutsättningar för en hållbar arbetsplats!

Det är logiskt att önska att varje medarbetare i organisationen verkar på rätt plats, vid rätt tillfälle, med rätt uppgifter. Med begripliga beskrivningar kring detta kommer resurser att nyttjas på bästa sätt. Även den enskilda medarbetaren mår bra då den har tydliga direktiv för hur denne ska ”lyckas på jobbet”. Allt börjar med en processkartläggning där vi identifierar flöden för det önskade resultatet parallellt med de flaskhalsar - stuprör - blödande sår som medför ineffektivitet och oönskade kostnader.

Lagkrav

En hållbar företagsledare känner väl till spelets regler och nyttjar detta till sin fördel!

De flesta företag tror att det är en omöjlighet att ha koll på de lagar som man berörs av, och så duckar man för frågan - ofta med ett gnagande samvete som följd. Men som arbetsgivare är du skyldig att känna till de lagar och förordningar som verksamheten berörs av.

Tillsammans går vi igenom er verksamhet och upprättar en lista över de lagar som berör just er inom miljö, arbetsmiljö och kvalitet. Vi dokumenterar hur ni berörs av denna lagstiftning och hur ni arbetar för att uppfylla lagen. En bra rutin att komplettera med är att, ett par gånger per år, gå igenom de uppdateringar som kommer löpande under året, och att en gång per år göra en dokumenterad lagefterlevnadskontroll. Med lite input från er kan MIKA Gruppen hjälpa er med allt detta, så kan ni med gott samvete lägga ert fokus på att driva kärnverksamheten.

Mål/Indikatorer/ Nyckeltal/Prestanda

En hållbar ledare bestämmer riktningen och vill ha resultat - och överlåter sedan till mellanchefer eller till enskilda medarbetare att jobba fram resultatet utifrån sina förmågor. Varje team måste äga sina mål!

Smarta och välinformerade beslut hjälper oss att nå våra mål och är hållbara på lång sikt. Utifrån paketen med vision, policy, intressenter, risker och möjligheter och betydande och bindande krav kan lämpliga målsättningar med relaterade handlingsplaner, ansvarsområden och budgetplaner sättas – baserat på fakta i stället för på ”känsla”. Detta behöver inte vara begränsande, utan om förutsättningarna förändras kan man alltid fatta nya snabba, smarta beslut.

Gör gärna jämförelsen med hur en proffsidrottare arbetar. De sätter upp visioner och målbilder, med tydliga delmål för att systematiskt och tålmodigt jobba sig till eliten. Att hålla koll på sina egna prestationer och jämföra sig med relevanta konkurrenter tillhör vardagen.

Därför bör även du mäta olika parametrar. Och då är det också viktigt att tänka igenom varför du ska mäta. Det ska vi göra just för att vi behöver fakta för att kunna fatta beslut gällande förbättringar. Så du som ledare behöver noga tänka igenom vad som ska mätas i verksamheten och varför, och hur resultatet ska användas för att gagna alla era intressenter – och därmed företagets lönsamhet. Exempel på indikatorer/nyckeltal är återvinningsgrad, fördelning av energislag, olyckor per x antal arbetade timmar, kostnad för utbildning per medarbetare, antal medarbetare per chef, kassationsgrad, reklamationer, antal producerade enheter per timme, förbrukad mängd kemikalie per enhet o.s.v. MIKA Gruppen hjälper er att hitta parametrar som är relevanta i förhållande till verksamhetens utmaningar, mål, storlek och mognad – och som är användbara för alla i företaget.

Processbeskrivningar, verksamhetsrutiner och nödlägesrutinerEn hållbar verksamhet har enkla och tydliga rutiner dokumenterade för relevanta aktiviteter, så att aktiviteterna kan utföras på ett planerat sätt för planerade resultat!

MIKA Gruppen hjälper er ta fram vad som kan vara lämpligt att dokumentera. Ni själva vet förstås allra bäst hur rutinen ska se ut, men ofta sitter vi med och leder processen till att komma fram till en hyfsat kort, klart formulerad rutinbeskrivning. Vi tar också fram rutiner för potentiella nödlägen så att alla är förberedda på hur man ska agera om olyckan är framme. Med en processkartläggning som grund blir det extra tydligt var verksamheten har kritiska moment. Den lägger därmed grundsynen för vad verksamheten har möjlighet att utveckla och hur man kan förbättra arbetssätten ur ett kund- och intressentperspektiv.

Personalhandbok 

I det hållbara företaget känner sig medarbetarna välinformerade och trygga med vad som gäller på arbetsplatsen!

Något som minskar oro och sparar tid för såväl ledning som medarbetare, är att samla personalens standardfrågor om tidrapportering, semesterledighet, sjukanmälan, resor etc. i en personalhandbok. Här är det också lämpligt att presentera företaget med de riktlinjer och värderingar som ska råda. Företagets kultur blir då transparent och implementerbar. Personalhandboken är också ett utmärkt stöd under introduktionen av nyanställda. MIKA Gruppen stöttar er både under framtagande och utveckling av handboken.

Kemikalieförteckning/-lista, riskbedömning kemiska riskkällor

I en hållbar verksamhet har man koll på de kemikalier man använder så att medarbetare och miljö skyddas!

Med en bra kemikalieförteckning uppfyller du lagens krav samtidigt som du får en sammanställning över vilka kemikalier du har, vilka mängder du använder, hur du förvarar dem, dess farlighet och att de har rätt märkning. Som så mycket annat ska även s.k. kemiska riskkällor även riskbedömas. Förutom sedvanliga kemikalier tillkommer här även riskkällor som dieselavgaser, svetsrök och hetvatten. MIKA Gruppen hjälper dig att upprätta din förteckning och riskbedömning på en lämplig nivå som också tillgodoser lagkraven.

Medarbetarundersökning

Vi tillbringar ofta mer än hälften av vår vakna tid på jobbet. Att trivas på jobbet blir därför en avgörande faktor för såväl den hållbara individen som för den hållbara organisationen!

Ett hållbart företag arbetar ständigt för att bli bättre, både gällande produktivitet och som en god arbetsplats betraktat. Information från systematiska medarbetarundersökningar är viktig för faktabaserade beslut som stadigt leder organisationen mot vision och måluppfyllelse. Men i slutändan är ofta själva undersökningen inte det allra viktigaste. Snarare kan man få de mest givande insikterna i den efterföljande diskussionen kring ledarskap, samarbete, kundkrav, stress m.m. som ni redan från början bör planera för, i syfte att alla tillsammans ska göra det bästa av situationen.

På så sätt utvecklas medarbetarnöjdheten parallellt med lönsamheten, samtidigt som man uppfyller lagkravet om att systematiskt undersöka den sociala och organisatoriska arbetsmiljön. 

Kundundersökning

Med utgångspunkt i kundernas behov och önskemål kan du optimera och driva verksamheten med bästa möjliga förutsättningar. 

Nöjda kunder är som bekant en av de mest betydande faktorerna i vilket företag som helst. I hållbara företag har man mycket god kännedom om kundens uttalade och outtalade krav och behov. Man vill gärna överträffa kundens förväntningar och man ser kanske kunden mer som en samarbetspartner. Kundundersökningar i sig stärker kundens bild av företaget, eftersom det är ett bevis på att ni tar era kunder på allvar. 

Men är man inte trött på att svara på såna där kundundersökning? Nja, de flesta har inget emot att lägga en kortare stund på att svara - så länge som frågorna är relevanta och personliga, och så länge som man känner att frågeställaren verkligen lyssnar och agerar på det man svarar.

Tillsammans med er så utformar och genomför MIKA Gruppen er kundundersökning, antingen via telefonintervjuer eller formulär via post/digitalt. Frågorna kan röra allt från upplevelsen av tidigare köp till framtida utvecklingsmöjligheter av samarbetet.

Leverantörsbedömning

Ett led i att leva upp till din kunds krav är att säkerställa att dina leverantörer ger dig det du behöver, när du behöver det! En dokumenterad leverantörsbedömning ger dig ett bra stöd.

Leverantörsbedömning är en stor och viktig del i det kontinuerliga utvecklings- och förbättringsarbetet. För att säkerställa att dina leverantörer hjälper dig och din kund att bli mer hållbar behöver du formulera krav inom kvalitet, miljö och arbetsmiljö. MIKA Gruppen hjälper dig att formulera och kommunicera kraven som sedan på olika sätt drivs igenom i din leverantörskedja för bästa leverans av produkter och tjänster. Aktiviteten förtydligar och kommunicerar samtidigt var ditt företag står i hållbarhetsfrågan.

Kvalitetsbristkostnader (avvikelsehantering, reklamationer)

Genom ett noggrant detektivarbete kan en hållbar ledare hitta företagets dolda guldtackor (=ökad omsättning, minskad miljöpåverkan, nöjdare medarbetare)!

Visste du att för ett företag som inte medvetet arbetar med kvalitet så utgör kvalitetsbristkostnaderna i snitt ca. 20% av omsättningen?!

En långsiktigt hållbar verksamhet får inte stagnera utan måste ständigt utvecklas. En viktig rutin för att jobba strukturerat med ständiga förbättringar är en bra avvikelsehantering genom alla processer i företaget. I korthet går det ut på att få alla aktörer att rapportera in saker som skulle kunna förbättras. Utifrån det samlade resultatet framträder lämpliga förbättringsområden där man annars kan vara drabbad av rätt stora kvalitetsbristkostnader. Utmaningen för ledningen ligger i att inte bara ”leta fel” och klaga på den medarbetare som har gjort felet, utan att verkligen betona utvecklingspotentialen. Då kommer alla medarbetare att känna alltmer ansvar och stolthet för sin del i verksamheten och i slutändan brinna för att hjälpa ledningen att uppfylla visionen. MIKA Gruppen hjälper er att hitta en bra rutin för avvikelsehantering för just ert företag.

Skydds- och miljörond

Skyddsronden är en viktig del av det löpande arbetet för att förebygga olyckor och ohälsa på arbetsplatsen.

Under en skyddsrond går man igenom arbetsplatsens olika områden och arbetsmoment för att upptäcka eventuella faror eller brister i arbetsmiljön. Detta kan innefatta att inspektera arbetsutrustning, kontrollera att säkerhetsföreskrifter följs, undersöka eventuella risker för fall eller andra olycksrisker samt bedöma arbetsmiljön i stort.

En skyddsrond ska involvera flera personer, som exempelvis arbetsgivare, arbetsledare, skyddsombud eller representanter för arbetsmiljöorganisationer. Det är viktigt att alla inblandade är medvetna om riskerna och farorna på arbetsplatsen samt att de är delaktiga i att identifiera och dokumentera eventuella problem eller brister.

Efter genomförandet av en skyddsrond sammanställs resultaten och en handlingsplan kan utarbetas för att åtgärda de identifierade riskerna eller problemen. Detta kan innefatta att implementera säkerhetsåtgärder, förbättra rutiner, erbjuda utbildning eller göra förändringar i arbetsmiljön för att minimera riskerna och skapa en säkrare arbetsplats för alla anställda.

Miljörond

För att säkerställa att miljökrav hanteras och efterlevs i organisationen kan man, i likhet med skyddsronden för arbetsmiljöfrågorna, genomföra regelbundna miljöronder. 

MIKA Gruppen hjälper er att hitta en anpassad rutin för miljöronder. Vi kan även delta i miljöronden tillsammans med arbetsgivare och arbetstagare, för att kartlägga var företagets risker, behov och möjligheter finns och därefter kunna genomföra förbättringar. 

MIKA Gruppen kan hjälpa er skapa en bra struktur för detta arbete. Vi kan även delta vid ronder/riskbedömningar dels som protokollförare, dels som en aktör som tittar på verksamheten med fräscha ögon för att minska risken för hemmablindhet. 

Kontakta MIKA Gruppen så diskuterar vi er situation. 

Miljö- och arbetsmiljöplan

Inom bygg- och anläggningsarbete krävs ofta en så kallad arbetsmiljöplan. Även i andra fall kan det vara bra att planera och samordna arbetsmiljön. 

Krav på en arbetsmiljöplan beskrivs i 8§ i AFS 1999:3 och ibland genom ytterligare specifikationer från uppdragsgivaren. Arbetsmiljöplanen består av en beskrivning av regler som gäller vid byggarbetsplatsen, organisering av arbetet samt riskbedömningar med handlingsplaner. Vid enklare arbeten kan ibland en förenklad arbetsmiljöplan användas. 

I en miljöplan visar du hur du ämnar uppfylla de mål och krav som byggherre/beställare har uppgett i sitt miljöprogram. Miljöplanen blir därför ett slags ledningssystem. 

Till skillnad mot för arbetsmiljöplanen (där AFS 1999:3 reglerar lagkraven) så finns inget explicit lagkrav på upprättande av en miljöplan. Trots det så begär beställare ofta en miljöplan ändå.

I större projekt följer miljöplanen lämpligtvis ett ledningssystem enligt ISO 14001, medan mindre projekt kan ha mindre omfattning på miljöplanen.

Nämnda planer tas fram i ett tidigt skede av ett projekt, så kontakta MIKA Gruppen redan idag för hjälp kring detta. 

Egenkontrollprogram

Ett egenkontrollprogram är som ett mindre ledningssystem avseende miljöfrågorna. Alla anmälnings- och tillståndspliktiga verksamheter måste uppfylla kraven i egenkontrollförordningen. 

Enligt Förordningen om verksamhetsutövarens egenkontroll, SFS 1998:901, krävs att anmälnings- och tillståndspliktiga (och ibland andra) verksamhetsutövare har god kontroll över sin verksamhet med organisatoriskt ansvar, riskbedömning, rutiner och kemikalieförteckning – allt baserat på kraven i Miljöbalken. Ett s.k. egenkontrollprogram blir resultatet av förordningens systematiska upplägg. 

Behöver ni stöd för att ta fram ett bra egenkontrollprogram - kontakta MIKA Gruppen så hjälper vi er!

Lagefterlevnad

Att efterleva de lagar och förordningar som man berörs av är ett grundläggande krav som ställs på dig som verksamhetsutövare. En genomarbetad lista över gällande författningar är första steget till säkrad lagefterlevnad. 

Tillsammans tar vi fram en lista över aktuell lagstiftning och vilka specifika paragrafer som berör just er verksamhet. Vi dokumenterar tillhörande rutiner och ansvar för att säkerställa att vi efterlever kraven. Till det kopplar vi en rutin för regelbunden uppdatering och efterlevnadskontroll.

Kontakta MIKA Gruppen för en enkel och smidig lösning som ligger som viktig grund för ert systematiska hållbarhetsarbete.  

Avvikelsehantering

Avvikelse. Ärende. Förbättringsförslag. Möjlighet. Ja, kärt barn har många namn! Men många har svårt att få till en bra avvikelsehantering. En orsak kan vara att man nånstans djupt inom sig tycker att det är pinsamt att erkänna sina brister. En annan orsak kan vara att man inte har hittat en enkel och bra metod för flödet av avvikelser. En tredje möjlig anledning är att man har brustit i återkopplingen av de ärenden som rapporteras in, med låg motivation hos medarbetarna för ämnet som följd. 

Men att rapportera, analysera och diskutera avvikelser med tillhörande förbättringsförslag är ett jättebra och viktigt moment för kvalitetsutveckling av verksamheten. 

"We want the truth - and we can handle the truth!" Den som känner igen sig i det citatet kommer att lyckas med sin avvikelsehantering. MIKA Gruppen hjälper er igång!

Intern revision

Ett obligatoriskt moment då man är ISO-certifierad är den interna revisionen av ledningssystemet, som ska genomföras minst en gång per år. Denna övning kan man med fördel genomföra även om man inte är certifierad men ändå vill se över läget i verksamheten.

Vid en internrevision tittar man på olika områden i verksamheten för att skapa en bra bild av hur väl processer och rutiner fungerar och var man har förbättringsmöjligheter. 

Den interna revisionen kan vara en nulägesanalys eller en gap-analys, för att konstatera var man är idag - jämfört med var man vill vara i morgon.

MIKA Gruppen utför interna revisioner/nulägesanalyser/gap-analyser hos er inom områdena kvalitet, miljö och arbetsmiljö utifrån ISO-standardernas krav eller enligt era önskemål.

Ledningens genomgångHela framgången med ett systematiskt, hållbart arbete hänger på att genomföra mötet ”Ledningens genomgång” väl!

Med jämna mellanrum är det nödvändigt att ta ett samlat grepp över all hållbarhetsinformation, titta på trender och utvärdera resultat, och fatta nya långsiktiga beslut. Vi kallar mötet för Ledningens genomgång, precis som i ISO-standarderna. Det brukar vara lämpligt att hålla dessa möten en gång per år. Precis som inför andra möten bygger mötets effektivitet på hur bra mötet är förberett med underlag och förslag till beslut. MIKA Gruppen leder och protokollför dessa möten i er organisation så att ni på ett effektivt och faktabaserat sätt kan driva hållbarhetsarbetet framåt.

ÅrshjulEtt årshjul är en kalender för de återkommande aktiviteter som ska utföras för att ledningssystemet ska fungera. MIKA Gruppen hjälper dig att upprätta ett årshjul så att du kan slappna av och vara trygg med att du får rätt saker utförda i rätt tid. 

Stöd vid externa revisioner och myndighetsbesökAtt förstå och göra sig själv förstådd i kontakten med myndigheter och andra auktoriteter är av största vikt för ett effektivt och framgångsrikt hållbarhetsarbete!

Ibland kan det vara skönt med ett stöd när myndigheter, externa revisorer och andra intressenter ska granska verksamheten. MIKA Gruppen har vid ett flertal tillfällen noterat att granskaren talar ett helt annat språk än företagaren, och vice versa, med resultat att man helt talar förbi varandra, ibland med ganska allvarliga konsekvenser som följd. MIKA Gruppen har erfarenhet av ”båda sidor” och finns gärna med som ”tolk” för att granskningen ska ge ett värde för båda parter i stället för att upplevas som besvärlig – i så stor mån som möjligt givet förutsättningarna!

De Globala Målen - SDG (Sustainable Development Goals)Ett hållbart företag säkerställer att det drar sitt strå till den önskade globala utvecklingen.

De Globala Målen utgör målen i Agenda 2030 för hållbar utveckling. Målen sattes upp 2015 i syfte att vi år 2030 ska ha minskat ojämlikheter och orättvisor i världen, främjat fred och rättvisa, och löst klimatkrisen. Genom att alla i världen jobbar mot att nå dessa mål så ska världen bli en bättre plats för oss att leva på. Omvärldens intresse bara ökar för hur företagen jobbar med dessa frågor.

Sveriges miljökvalitetsmålMiljökvalitetsmålen i Sverige utgörs av 16 mål som antogs av den svenska riksdagen år 1999. Målen är tänkta att fungera som vägledning för politiska beslut, samhällsplanering, resursförvaltning och för att involvera allmänheten och näringslivet i arbetet för att förbättra miljön i Sverige. Indikatorer och delmål har satts upp för att mäta framsteg och resultat.

CSRDCorporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) är en lagstiftning som införts av Europeiska unionen (EU) och syftar till att stärka företags rapportering av hållbarhetsinformation. Det är en nyckelkomponent i EU:s arbete för att främja hållbarhetsaspekter i företagsverksamhet och förbättra transparensen kring företagens hållbarhetsprestanda. CSRD är en uppföljning och utvidgning av den tidigare Non-Financial Reporting Directive (NFRD).

ESRS-standarderna är en del av EU:s ansträngningar för att förbättra kvaliteten, enhetligheten och jämförbarheten av hållbarhetsrapporteringen för företag och kommer att införlivas som en del av de nya rapporteringskraven enligt Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Genom att anta ESRS-standarden kommer företagen att behöva rapportera sin hållbarhetsinformation enligt ett gemensamt och enhetligt format, vilket underlättar analysen och granskningen av denna information.

Detta är viktigt för att EU:s Green Deal (strategi för att driva på förändringar och investeringar för att uppnå en hållbar och klimatneutral framtid) ska fungera.

Cirkulär ekonomiI den cirkulära ekonomin strävar man efter att skapa ett hållbart ekonomiskt system som är mindre beroende av att konstant förbruka nya resurser och istället fokuserar på att använda befintliga resurser effektivt. Man utgår från strategier och principer som materialval, produktdesign, reparation och underhåll samt återvinning och återanvändning.

LivscykelanalysLivscykelanalys (LCA) ger en heltäckande bild av en produkts eller en tjänsts miljöpåverkan och kan vara användbar för beslutsfattare, tillverkare och konsumenter för att fatta mer informerade val som främjar hållbarhet och minskar miljöpåverkan. Den kan också användas för att identifiera och utveckla mer miljövänliga alternativ eller förbättringar i en produkts livscykel för att minska dess negativa påverkan på miljön.